Cómo organizar el caos en el trabajo, y porqué

Asumámoslo, nuestra vida es una lucha contra la entropía.

Tratamos con cada aliento de vivir, de seguir luchando contra la decadencia y la muerte.

Oh, claro, es una lucha que a día de hoy no podemos ni soñar con ganar, pero en la que cualquier retraso es una victoria.

El trabajo no es, no nos quepa la menor duda, sino una faceta más de nuestras vidas que cumple esta ley innegable.

Luchamos, y elijo esta palabra a sabiendas, para realizar un trabajo organizado, preciso y que imponga algo de orden en el caos. Y lo hacemos sea cual sea nuestro empleo, nuestra posición o nuestro sector.

Con el tiempo tratamos de establecer procedimientos, normas, automatizaciones, rutinas y métodos organizacionales para hacer más fácil esta lucha. Todo ello, claro, conlleva el uso de energía, lo que crea más entropía en el sistema.

Y lo peor es que muchas veces tenemos la sensación de no conseguir avanzar, o retrasar siquiera el desorden.

Muchas veces, una de las causas de esto suele ser la acumulación de tareas.

Cada vez parece haber más exigencias, más mails, más reuniones, más conference calls.

Es posible que te hayas visto en esta tesitura en la que las tareas te desbordan.

Hay sin embargo, no desesperes, métodos para gestionar esto.

Uno de los más en boga es GTD (Get Things Done).

GTD es el método que yo trato de seguir (y digo trato porque generalmente las ganas de ayudar me pueden y dejo que las interrupciones rompan mi flujo de trabajo más a menudo de lo deseable).

Este método se basa en la organización externa de todas nuestras tareas, dejando nuestra mente centrada sólo en la tarea que estamos realizando.

Y por suerte, no abusa del calendario como herramienta de organización, sino que lo emplea en segunda instancia para definir las tareas pendientes a realizar de nuestras listas.

Son precisamente esas listas de tareas las que llevan el peso del método en la labor de ayudarnos a organizarnos.

Ponerlo todo en una lista, o en varias, y seguir unos pasos claros a la hora de acometerlas.

No hacer nada que te robe más de dos minutos, no mirar el correo constantemente, eliminar las interrupciones, meter las tareas en listas que revisarás regularmente para organizarte…bueno, hay muchos libros y blogs que los explican (como Think Wasabi, para mí el mejor sin duda).

Lo importante de este método para mí es que permite combinarlo con un enfoque filosófico zen.

Centrado en una cosa, ignoras todo lo que te rodea, y te permite hacer las cosas de la mejor manera que puedes.

Como he dicho, no es fácil acabar las interrupciones, pero de la gestión de las mismas, de nuestra capacidad para poner orden con el mínimo esfuerzo, puede depender nuestra victoria contra la entropía.

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